Si vous choisissez de déplacer votre événement, nous vous demandons de suivre la procédure ci-dessous. Votre Client Success Manager peut vous guider dans ce processus.
1. Notification du déplacement
Contactez votre Client Success Manager pour discuter de votre décision. Ensemble, nous discuterons du plan. Nous sommes à votre disposition pour vous conseiller dans la mesure du possible.
2. Communiquez le déplacement avec vos fans
Tous les billets vendus peuvent rester valables pour la prochaine édition. Les Fans qui acceptent cela ne doivent prendre aucune mesure. À l’étape 4 de cet article, nous aborderons plus en détail les paramètres du Backoffice que vous devez ajuster pour que le déplacement soit techniquement au point.
Il est possible qu’un fan ne soit pas d’accord et demande un remboursement. Afin de traiter ces types de demandes de manière aussi efficace et conviviale que possible, nous vous demandons d’inclure le “Formulaire de remboursement de commande” dans votre communication. Demandez-le à votre Client Success Manager.
Remarque: Fixez une date limite pour que vos fans fassent le choix (nous recommandons un minimum de 2 semaines et un maximum de 6 semaines).
3. Traitement des remboursements
Votre crédit doit être suffisant pour traiter les remboursements. Pour cette raison, votre Client Success Manager pourra décider avec vous de temporairement suspendre les paiements, jusqu’à ce que les remboursements aient été traités. Si le crédit n’est actuellement pas suffisant, une facture pro forma sera établie pour compenser cela.
Notre service client traitera les remboursements après l’expiration de la date limite pour les demandes. Nous soulignons qu’un délai de traitement de 4 semaines à partir de ce moment doit être pris en compte. Communiquez cela à l’avance à vos fans.
4. Ajustement des paramètres des événements dans le Backoffice
Il est important que certains paramètres soient modifiés dans le Backoffice. Ces paramètres dépendent des fonctionnalités que vous utilisez pour votre événement:
- La date de l’événement (ajustez-la également si elle apparaît textuellement dans, par exemple, les sous-titres, les titres de produits et les catégories de produits)
- La période de vente de l’événement et les produits
- La période de vente des groupes de coupons*
- La période de personnalisation et de Ticket Transfer*
- En-têtes personnalisés et bannières de confirmation*
- Texte de confirmation personnalisé*
- Le design des billets électroniques*
*facultatif
Remarque: Lorsque vous modifiez un texte, n’oubliez pas de vérifier les traductions. Souhaitez-vous utiliser le même texte pour chaque langue? Cliquez sur l’icône de copie.
De plus, avant d’effectuer les remboursements, il est conseillé de marquer les produits comme épuisés dans les périodes de vente si vous ne souhaitez pas que les billets remboursés deviennent à nouveau disponibles dans votre billetterie. Vous pouvez lire comment faire dans cet article.
Billets via les canaux secondaires
Dès que les changements ont été effectués, vous pouvez contacter tous les partenaires tels que Ticketswap, Festicket et Verve pour les informer afin que vous puissiez être sûr que tout est en ordre.
Contactez votre Client Success Manager si vous avez des questions ou si vous ne savez pas si tout est correctement configuré.