Paylogic draagt zorg voor een gespecificeerde factuur van elke uitbetaling die wordt gedaan aan de klant. De uitbetaling van de ticketgelden wordt gedaan op basis van de gelden die daadwerkelijk ontvangen zijn op de daarvoor bestemde rekening.
Verschil tussen moment van bestellen en uitbetaling
Tussen het moment dat een bestelling wordt gedaan door een consument en het moment dat het geld door Paylogic is ontvangen, en dus gereed is voor uitbetaling, zit gemiddeld 11 dagen. Dit is onder andere afhankelijk van de gekozen betaalmethode. Het geld gaat van de bank van de consument naar de bank van de betaalmethode. Vanuit daar gaan de ticketgelden naar de Payment Service Provider - de organisatie die tussen de betaalmethoden en Paylogic in staat - om ten slotte overgemaakt te worden naar Paylogic.
Deze vertraging is niet te zien in de verkoopstatistieken in de Backoffice, deze geven namelijk de real time statistieken weer.
Door de verwerking van de ticketgelden door de verschillende PSP partijen en de vertraging die daarbij komt kijken, is het dus niet altijd mogelijk om alle (in de backoffice) zichtbaar verkochte tickets, met de eerstvolgende uitbetaling mee te nemen.
Een idee krijgen van wat je qua gelden kan verwachten in je eerstvolgende uitbetaling? Lees dit artikel!
Voor uitgekeerde gelden en ticket aantallen zijn facturen altijd leidend.
Dag van betaling
Uitbetalingen vinden op woensdag plaats. Per klant is vastgesteld op welke woensdag dat in de maand is. Op het moment dat er een uitbetaling is, wordt op woensdag de overboeking aan de bank beschikbaar gesteld. De dag van ontvangst is afhankelijk van de ontvangende bank. Meestal is dat dezelfde woensdag of donderdag. In geval van een buitenlandse bank, kan het zijn dat dit een aantal dagen langer duurt.
Ticketing omzet
De ticketing omzet is het totaal aan ticketgelden dat is geïncasseerd op basis van de ticket waarden. Anders gezegd, het aantal verkochte tickets vermenigvuldigd met het de waarde per ticket.
Paylogic kosten vs. Service fee
Indien ervoor is gekozen om fans bij de aanschaf van een ticket servicefee te rekenen, zullen deze op eenzelfde wijze als de tickets op een factuur verschijnen. Afhankelijk van de ingestelde servicefee verschijnt dit per ticket of per order. Dit kan in zowel een percentage als een vast bedrag zijn (of een combinatie van beide).
Bij de Paylogic kosten worden onderscheid gemaakt tussen Online en Retail. Voor online verkochte tickets wordt de contractueel overeengekomen Paylogic kosten in rekening gebracht.
De overeengekomen Paylogic kosten zijn exclusief BTW, deze wordt op de factuur toegevoegd. Op de factuur worden de Paylogic kosten automatisch ingehouden op de uit te keren gelden.
Voor verkochte tickets via het retailkanaal (bijvoorbeeld Primera) wordt een tarief van EUR 0,00 aangegeven. De Paylogic kosten hiervoor worden in rekening gebracht in de winkel en worden rechtstreeks met de consument afgerekend. Er worden in dit geval geen aanvullende kosten in rekening gebracht.
Transactiekosten
Afhankelijk van het type overeenkomst kunnen transactiekosten op de factuur verschijnen. Wanneer Paylogic transactiekosten int, zullen deze met een negatief bedrag op de factuur verschijnen. Dit betekent dat de transactiekosten automatisch worden ingehouden van de uit te keren gelden.
Note: Het is wettelijk gezien niet meer toegestaan om transactiekosten 1 op 1 door te berekenen aan de consument.
Refunds en chargebacks
Het kan voorkomen dat gedurende het evenement refunds en chargebacks uitgevoerd dienen te worden. Deze zullen op de factuur verschijnen en verrekend worden met de uit te keren gelden.
Een refund/chargeback zal op meerdere plekken op de factuur verschijnen. Deze worden enerzijds ingehouden op de ticketing omzet en anderzijds zullen er kosten onder de service en/of transactiekosten verschijnen.
BTW
De bedragen die opgenomen zijn in de creditfacturen van Paylogic kent twee soorten BTW. De eerste is de BTW die bovenop de Paylogic Servicekosten worden gerekend. Deze worden gespecificeerd onder “Paylogic Servicefee”. Dit is enkel de BTW van de Paylogic kosten voor de online verkoop. De Paylogic kosten voor de kaarten die via Primera worden verkocht, worden rechtstreeks met de consument afgerekend en komen niet voor op de creditfactuur.
De BTW voor Paylogic kosten worden bij “Totaal” apart vermeld. Het gevolg hiervan is dat het bedrag exclusief BTW hoger is, dan het bedrag inclusief BTW. Het betreft namelijk BTW over kosten, waardoor het totale bedrag dat in mindering wordt gebracht hoger wordt. Het resultaat is dat er minder wordt uitgekeerd. Dit is gevoelsmatig onjuist, omdat men gewend is om bij een inclusief-BTW-bedrag een hoger bedrag te zien.
De BTW die gerekend wordt over de Servicekosten kan via de reguliere BTW-aangifte worden teruggevraagd aangezien dit een Business to Business verhouding betreft. Jouw belastingadviseur weet hoe dit moet. De BTW dat in de waarde van de verkochte kaarten zit, moet door de evenement organisator zelf worden aangegeven. Paylogic dient hierbij alleen als partij die het geld voor de evenement organisator ontvangt en vervolgens uitkeert.
Note: De verantwoordelijkheid voor de juiste aangifte hiervan ligt derhalve ook bij de evenement organisator. Paylogic doet geen uitspraken over door de evenement organisator te hanteren BTW tarieven.
External Payments
External payments verschijnen op de factuur wanneer er gebruik wordt gemaakt van een derde partij om de gelden te innen. Dit is van toepassing bij bijvoorbeeld het gebruik van Festicket. Hierbij worden gelden niet op de rekening van Paylogic ontvangen, maar worden alleen de tickets uitgegeven via het systeem van Paylogic.
Momenteel wordt dit door het systeem gezien als een reguliere verkoop, waarbij omzet verschijnt onder tickets/service fee etc. Dit gebeurd op eenzelfde wijze hoe een reguliere verkoop op de factuur zou verschijnen.
Gezien Paylogic geen gelden ontvangt voor deze verkopen kunnen deze tickets niet uitgekeerd worden aan de promotor. Dit wordt opgelost door onderaan de specificatie per evenement een bedrag in te houden onder de noemer “external payment”.
Afrondingsverschillen
In het geautomatiseerde proces van Paylogic wordt gebruik gemaakt van vier cijfers achter de komma. Op de factuur worden deze weer naar twee cijfers achter de komma afgerond naar de klant, waardoor verschillen kunnen ontstaan.
Indien er een afwijkend bedrag ontstaat door deze afronding dan zijn de bedragen die aan de consument worden gerekend en de bedragen die op de factuur worden ingehouden gelijk.
Hierdoor wordt de klant niet benadeeld. Deze situatie doet zich alleen voor als de Paylogic Service Fee 1-op-1 wordt doorberekend aan de consument aangezien dan een BTW-tarief gerekend dient te worden.
Indien je toch nog vragen hebt, kun je contact opnemen met jouw Client Success Manager of Client Success Support: support@paylogic.com