Je wil belangrijke contacten of vrienden uitnodigen voor het evenement. Dit is mogelijk door hen toe te voegen aan de gastenlijst, zodat ze een gratis ticket ontvangen. In het Backoffice systeem is het mogelijk om een gastenlijst te gebruiken en gasten op deze manier tickets te versturen. Deze handleiding legt je stap voor stap uit hoe je verschillende soorten gastenlijsten kunt versturen.
Stap 1: Open het gewenste evenement
Voordat je tickets verzend via de gastenlijst dient het gewenste evenement geselecteerd te worden in de Backoffice. Je kunt je evenementen vinden onder de tab 'Beheren'.
Stap 2: Actiever het verkooppunt ‘Gastenlijst’ op event niveau.
Ga naar ‘Verkooppunten’ en accepteer het verkooppunt ‘Gastenlijst’. Wanneer dit reeds geactiveerd is, kan deze stap overgeslagen worden.
Stap 3: Actieveer het verkooppunt ‘Gastenlijst’ voor de gewenste producten.
Ga naar ‘Producten’ en klik hier op het gewenste product. Activeer hier ook het verkooppunt ‘Gastenlijst’. Dit is vereist voor ieder product dat via de gastenlijst verstuurd moet worden. Wanneer dit reeds geactiveerd is, kan deze stap overgeslagen worden.
Stap 4: Maak een nieuwe gastenlijst aan
Wanneer je het gewenste evenement hebt geopend, klik je op 'Gastenlijst' onder 'Acties'.
Het is hier mogelijk om een nieuwe gastenlijst aan te maken door op 'Nieuwe Gastenlijst aanmaken' te klikken. Je komt nu op het volgende scherm waar de details van de gastenlijst gespecificeerd kunnen worden. De volgende velden zijn verplicht om in te voeren:
- Gastenlijst naam
- Voornaam
- Achternaam
- E-tickets bundelen, als je deze checkbox selecteert worden de tickets in één bestand samengevoegd in het geval je meerdere tickets verstuurd via de gastenlijst.
Als deze velden zijn ingevuld, klik je op 'Volgende'.
Stap 5: Kies de producten
Je kan nu de juiste producten kiezen en de mate van formaliteit, de taal en het onderwerp van de mail instellen. Daarnaast heb je de mogelijkheid om een aangepaste tekst in de e-mail te verwerken.
Wanneer alle velden zijn ingevuld, klik je op 'Gastenlijst verzenden' en bevestig je deze. Je uitnodigingen zijn nu verzonden!