Je hebt een lijst met gasten of vrienden die je wil uitnodigen voor het event. Met het gastenlijst-systeem in de Backoffice is het mogelijk om zo'n volledige lijst te importeren middels een CSV bestand. Deze handleiding legt je stap voor stap uit hoe dit in zijn werk gaat.
Stap 1: Open het gewenste evenement
Voordat ticket via de gastenlijst verzonden kunnen worden, dient het gewenste evenement te worden geselecteerd in de Backoffice. De evenementen kunnen gevonden worden onder 'Beheren'.
Stap 2: Activeer het verkooppunt ‘Gastenlijst’ op event niveau.
Ga naar ‘Verkooppunten’ en activeer het verkooppunt ‘Gastenlijst’. Wanneer dit reeds geactiveerd is, kan deze stap overgeslagen worden.
Stap 3: Activeer het verkooppunt ‘Gastenlijst’ voor de gewenste producten.
Ga naar ‘Producten’ en klik hier op het gewenste product. Activeer het verkooppunt ‘Gastenlijst’. Dit is vereist voor ieder product dat via de gastenlijst verstuurd moet worden. Wanneer dit reeds geactiveerd is, kan deze stap overgeslagen worden.
Stap 4: Maak een nieuwe gastenlijst aan
Ga naar 'Gastenlijst' en klik op 'Nieuwe Gastenlijst aanmaken'.
Stap 5: Download het Voorbeeldtemplate
Kies voor 'Importeren met product' en download het voorbeeld template.
Stap 6: Vul de kolommen van het voorbeeldtemplate in.
Het is nu van belang dat alle kolommen naar juistheid worden ingevuld. De voornaam, achternaam en het aantal tickets spreken voor zich.
Voor de kolommen geslacht en gebundeld worden afkortingen gebruikt:
Geslacht:
Man: M
Vrouw: F
Gebundeld:
Aan: 1
Uit: 0
Bij het bundelen van tickets worden alle tickets in één bestand samengevoegd in het geval meerdere tickets worden verstuurd. 
Wanneer de sheet volledig is ingevuld, moet deze opgeslagen worden als een CSV bestand.
Stap 7: Upload het CSV bestand in de Backoffice
Upload het bestand, geef de gastenlijst een naam en klik op 'Volgende'.
Stap 8: Gastenlijst Import Setup
Selecteer de kolomnamen/producten die overeenkomen met de kolommen in het bestand. De volgende kolommen zijn verplicht: Voornaam, achternaam, e-mail en ten minste één product. Het is mogelijk om bepaalde kolommen te deactiveren door ‘niet van toepassing’ te selecteren.
Nu is er de mogelijkheid een profiel op te slaan om zo tijd te besparen in de toekomst.
Wanneer alles naar correctheid is ingevuld, klik op 'Volgende'.
Stap 9: Maak de e-mail gereed
Nu kan de mate van formaliteit, de taal en het onderwerp van de mail worden ingesteld. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om een aangepaste tekst in de e-mail te verwerken.
Wanneer alle instellingen zijn ingesteld, klik op 'Gastenlijst verzenden'.