Gastenlijst tickets verzenden middels een geïmporteerde lijst met contacten

Je hebt een lijst met gasten of vrienden die je wil uitnodigen voor het event. Met het gastenlijst-systeem in de Backoffice is het mogelijk om zo'n volledige lijst te importeren middels een CSV bestand. Deze handleiding legt je stap voor stap uit hoe dit in zijn werk gaat. 

Stap 1: Open het gewenste evenement

Voordat je tickets verzend via de gastenlijst dient het gewenste evenement geselecteerd te worden in de Backoffice. Je kunt je evenementen vinden onder de tab 'Beheren'. 

Stap 2: Activeer het verkooppunt ‘Gastenlijst’ op event niveau.

Ga naar ‘Verkooppunten’ en activeer het verkooppunt ‘Gastenlijst’. Wanneer dit reeds geactiveerd is, kan deze stap overgeslagen worden.

 Stap 3: Activeer het verkooppunt ‘Gastenlijst’ voor de gewenste producten.

Ga naar ‘Producten’ en klik hier op het gewenste product. Activeer hier ook het verkooppunt ‘Gastenlijst’. Dit is vereist voor ieder product dat via de gastenlijst verstuurd moet worden. Wanneer dit reeds geactiveerd is, kan deze stap overgeslagen worden.

Stap 4: Maak een nieuwe gastenlijst aan

Ga naar 'Gastenlijst' onder het kopje 'Acties'. Maak hier een nieuwe gastenlijst aan. 

Stap 5: Download het voorbeeldtemplate

Kies voor 'Importeren met product' en download het voorbeeld template. 

 Stap 6: Vul de kolommen van het voorbeeldtemplate in.

Het is nu van belang dat alle kolommen naar juistheid worden ingevuld. De voornaam, achternaam en het aantal tickets spreken voor zich.

Voor de kolommen geslacht en gebundeld worden afkortingen gebruikt:

Geslacht:

Man: M

Vrouw: F

Gebundeld: 

Aan: 1 

Uit: 0 

Bij het bundelen van tickets worden alle tickets in één bestand samengevoegd in het geval je meerdere tickets verstuurd. 

Wanneer de sheet volledig is ingevuld, moet deze opgeslagen worden als een CSV bestand.

Stap 7: Upload het CSV bestand in de Backoffice

Upload het bestand, geef de gastenlijst vervolgens een naam en klik op 'Volgende'.

Stap 8: Gastenlijst Import Setup

Selecteer de kolomnamen/producten die overeenkomen met de kolommen in jouw bestand. De volgende kolommen zijn verplicht: Voornaam, achternaam, e-mail en ten minste één product. Het is mogelijk om bepaalde kolommen te deactiveren door ‘niet van toepassing’ te selecteren.

Je hebt de mogelijkheid een profiel op te slaan om zo tijd te besparen in de toekomst.

Wanneer alles naar correctheid is ingevuld, klik op 'Volgende'. 

Stap 9: Maak de e-mail gereed

Je kan nu de mate van formaliteit, de taal en het onderwerp van de mail instellen. Daarnaast heb je de mogelijkheid om een aangepaste tekst in de e-mail te verwerken.

Wanneer alle instellingen zijn ingesteld, klik je op 'Gastenlijst verzenden'. Je uitnodigingen zijn nu verzonden!