Handleiding scanapparatuur Paylogic - Offline

Deze handleiding is voor bijna elk evenement geschikt. Onthoudt dat, omdat dit type scannen offline gedaan wordt, het niet mogelijk is om de verkoop door te laten gaan tijdens het evenement. Wanneer de verkoop door moet gaan is een stabiele internet verbinding nodig op locatie. Neem contact op met uw Account Manager voor meer informatie.

Stap 1: Maak een Scanware gebruiker aan in de backoffice

Om het barcode bestand (SPQ) te downloaden is een Scanware gebruiker nodig vanwege veiligheidsredenen. 

  • Log in in de Paylogic backoffice - https://backoffice.paylogic.eu
  • Ga naar de tab 'Scan- & Ticketware gebruikers' onder 'Beheren' (zie foto)

Je kan altijd een al bestaande Scanware gebruiker gebruiken. Klik op de naam om de details te zien. 

  • Klik op 'Nieuwe Scanware gebruiker aanmaken'
  • Vul de lege velden in en klik op 'Aanmaken'
  • Zorg ervoor dat u uw gebruikersnaam en wachtwoord onthoudt, deze zullen in de volgende stappen gevraagd worden. 

 

Stap 2: Stel de Scanware machtigingen per Scanware gebruiker in

Je kan hier de producten selecteren die een specifieke Scanware gebruiker mag scannen. Wanneer iemand bijvoorbeeld alleen VIP tickets mag scannen, maak je een aparte Scanware gebruiker aan voor deze ingang. Wanneer je besluit dit te doen wanneer je begint met Scanware, selecteer je: 'Is super gebruiker' (aanbevolen). 

  • Ga naar 'Beheren' > 'Evenementen' en selecteer het evenement waarvoor u wilt scannen
  • Ga naar 'Scanware machtigingen'
  • Je ziet een lijst met bestaande Scanware gebruikers en producten voor het evenement
  • Selecteer de producten die geaccepteerd moeten worden per Scanware gebruiker of selecteer 'Is super gebruiker' om de selectie van geaccepteerde producten aan te houden (aanbevolen)
  • Vergeet niet de wijzigingen op te slaan

 

Stap 3: Download Scanware en het barcode bestand (SPQ) per evenement

Allereerst moet je onze software downloaden en installeren op uw computer. Download en installeer Scanware via de volgende URL:
https://s3-eu-west-1.amazonaws.com/paylogic-backoffice/products/ScanwareSetup.1.6.zip

Wanneer de software geïnstalleerd is, kan je het barcode bestand downloaden van de backoffice. Wanneer je het bestand downloadt, moet je ervoor zorgen dat de verkoop is gestopt (het liefst 30 minuten eerder). Het barcode bestand is een SPQ bestand en kan geïmporteerd worden in de eerder geïnstalleerde Scanware.

  • Ga naar 'Beheren' > 'Evenementen' en selecteer het evenement waarvoor je wilt scannen
  • Ga naar 'Scanware bestanden'
  • Selecteer de juiste Scanware gebruikers voor dit evenement (volgens de machtigingen) en download het SPQ bestand

 

Stap 4: Start Scanware en laadt het barcode bestand (SPQ)

Alle geïmporteerde bestanden staan nu op uw computer en het internet is dus niet meer nodig vanaf dit moment.

  • Open Scanware
  • Selecteer ‘Werk offline’
  • Druk op ‘Search...’ en selecteer het zojuist gedownloade barcode bestand (*.spq)
  • Vul de juiste inloggegevens in (gebruikersnaam en wachtwoord van de aangemaakte Scanware gebruiker)
  • Druk op ‘Start scannen’
  • Wanneer de Scanware gebruiker een 'supergebruiker' is, word je gevraagd om een Scannernaam en selecteer je de geaccepteerde producten. Vink altijd het hokje 'Laat persoonlijke details zien' aan om meer informatie op het scherm te zien tijdens het scannen.

Schermafbeelding_2017-10-13_om_09.45.24.png

Schermafbeelding_2017-10-13_om_09.30.34.png

 

Stap 5: Scannen

Koppel nu de USB-scanner aan je laptop. Scan een ticket door de rode laserlijn (of het rode blok van laserlicht) op de barcode te schijnen. Je hoort een geluid wanneer de barcode juist is gelezen, dit geluid betekent niet dat de barcode is gecheckt in Scanware, hiervoor is het heel belangrijk om:

  • Ervoor te zorgen dat je een knipperende cursor ziet in het tekstveld onderin Scanware (voor 'Scan'). Wanneer dit niet het geval is kan de scanner de barcode niet in het veld typen.
  • Te kijken of het scherm veranderd van kleur, hieronder zijn de mogelijke kleuren en meldingen weergeven. Merk op (tijdens het scannen) dat er twee verschillende kleuren per melding zijn, om ervoor te zorgen dat je het verschil ziet tussen dezelfde opvolgende resultaten (OK - OK - OK)

De volgende meldingen kunnen verschijnen na een scan:

 

Ticket is geldig

 

Ticket is ongeldig, mogelijke redenen: 
- Geen ticket voor dit evenement
- Betaling is niet afgemaakt of mislukt

 

Tickets is al eerder gescand door [scannernaam]

 

 

Barcode ongeldig of error

 

Ticket wordt niet geaccepteerd door deze scanner
(product is niet toegestaan, zie stap 3)

   

 

FAQ en tips

Scanner bliept maar het scherm verandert niet van kleur

De meest voorkomende reden is de cursor in het tekstveld onderaan in Scanware. Zonder deze cursor is de scanner niet in staat de barcode in het veld te typen. Zie de USB-scanner als een speciaal toetsenbord voor barcodes: het moet ergens kunnen typen.

 

Zoek/Scan op ordernummer

Wanneer je alleen een ordernummer hebt, kan je de complete order scannen (onthoudt: alle e-tickets van deze order zullen gescand worden). Ga naar 'Scan' > 'Scan op ordernummer' en voer het ordernummer in. Je kan nu zien hoeveel geldige tickets er nog zijn binnen deze order. Wanneer je bevestigt, moet je altijd een paar seconden wachten om zeker te weten dat de tickets niet al gescand zijn (wanneer dit wel het geval is verschijnt er een pop-up).

 

Zoek/Scan op naam

Wanneer iemand zijn tickets is vergeten/verloren is het mogelijk om te zoeken op naam. Hierdoor heb je de mogelijkheid om de hele order te scannen (onthoudt: alle tickets binnen deze order zullen gescand worden). Check altijd eerst de persoonsgegevens door te vragen naar een paspoort of een ander identiteitsbewijs voordat je gaat scannen op naam. Ga naar 'Scan' > 'Op naam' en selecteer 'Frontoffice' en 'Ticketware' om de complete lijst te zien van mensen met een geldig ticket. Voer de naam in om te zoeken naar de juiste order en klik op 'Scan'. U ziet hoeveel geldige tickets er nog zijn binnen deze order. Wanneer je bevestigt, moet je altijd een paar seconden wachten om er zeker van te zien dat de tickets niet al gescand zijn (wanneer dit wel het geval is verschijnt er een pop-up).

 

Barcode niet leesbaar

Wanneer de scanner de barcode niet goed leest, is het ook mogelijk om de barcode handmatig in te voeren in Scanware door simpelweg het nummer in te toetsen (12 of 13 cijfers) dat onder de barcode staat. Dit doe je in hetzelfde veld als de USB-scanner (onderin in Scanware, naast 'Scan'). Nadat je de barcode hebt ingetypt klik je op 'Scan'.

 

Scanstatistieken

De realtime informatie zie je rechts in Scanware. Deze cijfers staan voor het aantal tickets dat gescand is door deze scanner in deze sessie.

Na het evenement, wanneer de computer verbonden is met het internet, is het mogelijk om te barcodes te uploaden in de backoffice voor meer gedetailleerde rapporten. Neem contact op met uw Paylogic Account Manager voor meer informatie.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen