Als je tickets wil scannen met de Paylogic Scanning app of de Webclient, moet je eerst een scan operatie aanmaken. Hoe je dat juist aanpakt, lees je hier.
1. Maak de scan gebruiker(s) aan
Mocht je al eerder een scan gebruiker hebben aangemaakt, dan kun je deze weer koppelen aan je scan operatie. Je hoeft dus niet voor iedere scan operatie een nieuwe gebruiker aan te maken. Als je al een gebruiker hebt, ga door naar Stap 2.
Selecteer 'Scanning' en klik op 'Gebruikers'.
Vervolgens klik je op ‘gebruiker aanmaken’, vul de velden in.
Je kunt kiezen uit drie verschillende rollen:
Scan
Gebruikers met de rol 'Scan' zijn enkel bevoegd om te scannen. In de operatie moet deze gebruiker worden toegewezen aan één of meerdere ingang(en). Deze gebruiker kan alleen tickets scannen van de toegewezen ingang(en).
Manage
Gebruikers met de ‘Manage’ rol kunnen naast tickets scannen ook tickets van bezoekers opzoeken. Let op: de Manage rol wordt niet toegewezen aan één ingang, de Manage rol heeft toegang tot de gehele scan operatie. Om een ticket te scannen dien je wel in de juiste sessie en ingang te staan.
Admin
De ‘Admin’ rol kan naast tickets scannen en tickets van bezoekers opzoeken ook de scan statistieken in de Paylogic Scanning app bekijken. Let op: de Admin rol wordt niet toegewezen aan één ingang, de Admin rol heeft toegang tot de gehele scan operatie. Om een ticket te scannen dien je wel in de juiste sessie en ingang te staan.
Je kunt later je gebruiker nog wisselen van rol mocht dit nodig zijn. Als je alles hebt ingevuld, klik je op aanmaken.
Als je je wachtwoord bent vergeten hoef je niet meteen een nieuwe gebruiker aan te maken. Je kunt je gebruiker altijd opzoeken en openen om een nieuw wachtwoord in te vullen.
2. Een scan operatie aanmaken
Wanneer de scan operatie reeds bestaat, kan deze stap worden overgeslagen.
Ga naar ‘Scanning’, vervolgens naar ‘Operaties’. Klik op de roze button ‘Creëer een nieuwe scan bewerking'.
Kies een logische naam voor de scanbewerking zoals de titel van jouw evenement en de datum. Selecteer vervolgens het evenement waarvoor gescand gaat worden in deze bewerking, mocht je veel evenementen met dezelfde naam hebben is het handig om het EID (Event ID) te gebruiken. Zo weet je zeker dat je het juiste evenement koppelt. Het is daarnaast ook mogelijk om meerdere evenementen toe te voegen, zodat je niet voor ieder event een nieuwe scan operatie hoeft aan te maken. Selecteer bij gebruikers de gebruikers welke toegang mogen hebben tot de scanbewerking.
3. Scan sessie
Binnen de bewerking spreken we over 'scan sessies'. Je dient altijd een sessie aan te maken voor een scan operatie. Je kunt dit bijvoorbeeld de naam van het event geven. Heb je een meerdaags event waar je passe-partout ticket iedere dag opnieuw scanbaar moet zijn? Dan maak je een sessie per dag aan (Vrijdag, zaterdag, zondag).
Let op: Een ticket kan 1 keer gescand worden per sessie. Voeg je het ticket toe aan meerdere sessies is het ticket in elke sessie opnieuw scanbaar.
4. Ingangsgroepen en ingangen
Bij de volgende stap kun je de ingang(en) instellen. Deze zijn opgesplitst in ingangsgroepen en daaronder ingangen.
Ingangsgroepen
Een ingangsgroep is de verzamelnaam van de ingangen waar het zelfde soort ticket gescand mag worden. Voorbeeld: heb je reguliere tickets die bij ingang Noord of Zuid naar binnen mogen? Dan maak je hiervoor één ingangsgroep aan. Je kan deze ingangsgroep regulier noemen. Heb je een ingang voor reguliere tickets en een aparte ingang of scanpoort voor VIP tickets? Maak dan 2 aparte ingangsgroepen aan en geef ze een duidelijke naam, bijvoorbeeld Reguliere ingang en VIP ingang.
Ingangen
Onder een ingangsgroep kun je meerdere ingangen hangen. Als je zoals in het voorbeeld hierboven reguliere tickets bij Noord of Zuid kunt scannen, maak je onder de ingangsgroep Reguliere ingang, ingang Noord en ingang Zuid.
Vergeet na het aanmaken van de ingangsgroepen en ingangen niet op opslaan te klikken.
5. Scanoperatie bewerken
De scan operatie is aangemaakt, je komt nu op de pagina om de scan operatie te bewerken.
Met de opties 'Alles Selecteren' en 'Deselecteer alles' is alles te beheren met één klik. Voor eenvoudige evenementen met maar één ingang waar alle producten naar binnen mogen is dit de snelste manier.
Voor complexere operaties zal de set-up meer tijd vragen.
Allereerst het kopje ‘Toegangsrechten gebruiker’. Hier koppel je de scan gebruiker aan de sessie en ingangsgroep. Voorbeeld: personen die enkel op vrijdag aan de reguliere ingang scannen, hoeven enkel tot de vrijdag sessie en reguliere ingang recht te krijgen. Zoals eerder benoemd hebben de Manage en Admin gebruikers toegang tot alle sessies en ingangsgroepen. Deze gebruikers zie je hier dan ook niet staan.
Na het toewijzen van sessies en ingangen aan de gebruikers, ga je hetzelfde doen voor de producten in ‘productconfiguratie’.
Een aantal belangrijke feiten over het toevoegen van producten:
- Een product dient gekoppeld te worden aan ten minste één sessie en één ingangsgroep.
- Een product aan een sessie toevoegen betekent dat het product tijdens die sessie gescand mag worden. Let op: als je een product aan meerdere sessies toevoegt, kan deze in beide sessies opnieuw gescand worden.
- Een product toevoegen aan een ingangsgroep betekent dat het product bij deze ingangsgroep gescand mag worden. Als je een product toevoegt aan meerdere ingangsgroepen, zal het product één keer geldig scannen in een van de ingangsgroepen.
Let op: vergeet niet tussentijds op 'Opslaan' te klikken.
6. Genereer een QR Code voor het scannen
Nadat de scanoperatie is geconfigureerd, kan de QR code voor het inloggen gegenereerd worden. Zorg er voor dat de gewenste gebruiker voor deze specifieke actie geselecteerd kan worden en klik op 'Genereer'. Deze actie zal uitgevoerd moeten worden voor iedere gebruiker die gaat scannen. Open de Paylogic Scanning app en scan de gewenste QR code wanneer de app vraagt om server url. Log in met het wachtwoord en je bent klaar om te scannen.
