Op het moment dat een consument (fan) een ticket aanschaft voor jouw evenement, ontstaat er een overeenkomst tussen jou en deze consument. Bij een overeenkomst is het verstandig om Algemene Voorwaarden toe te voegen. Onze Backoffice biedt de mogelijkheid om deze Algemene Voorwaarden standaard in de ticketshop toe te voegen waardoor iedere fan hiermee akkoord gaat wanneer hij/zij een bestelling afrondt. Iedere organisatie heeft zijn eigen kenmerken en werkwijze wat maakt dat Algemene Voorwaarden per organisatie verschillen. We lichten je daarom graag in over de basisprincipes en belangen van het doorvoeren hiervan bij de verkoop van tickets voor jouw evenement. Over de specifieke invulling van de Algemene Voorwaarden voor jouw organisatie en de door jou georganiseerde evenement(en), adviseren we je te allen tijde je eigen juridische bronnen te raadplegen.
Q: Wat zijn de Algemene Voorwaarden en waarom is het verstandig deze te hebben?
A: De Algemene Voorwaarden is een additioneel document die van toepassing is op de overeenkomst die tot stand komt tussen jou en de consument. In dit document worden de algemene rechten en plichten van jou en de consument geregeld. Dit gaat dus niet over de zogeheten kernafspraken zoals de prijs van het ticket of de datum van het evenement, maar over de “kleine lettertjes”. In dit document wordt aangegeven onder welke voorwaarden jouw organisatie zaken doet: hiermee kunnen jouw ondernemingsrisico’s (gedeeltelijk) worden afgedekt. Een greep uit de onderwerpen die in de Algemene Voorwaarden geregeld kunnen worden zijn:
- Wijze van totstandkoming van de overeenkomst;
- Rechten en verplichtingen van de consument;
- Rechten van de organisatie;
- Aansprakelijkheidsbeperkingen (bijv. overmacht);
- Verbod op doorverkoop;
- Toegang en controle.
Een aantal voorbeelden van evenementen branche gerelateerde onderwerpen die bepaald kunnen worden in de Algemene Voorwaarden zijn:
- Ben ik als organisator aansprakelijk voor diefstal die plaats heeft gevonden op het evenement?
- Ben ik verplicht een consument toe te laten die zijn ticket op de secundaire markt heeft gekocht?
- Wanneer ben ik als organisator in staat om het ticket van een consument ongeldig te maken en hem/haar toegang te weigeren?
- Kan de consument zijn geld terugeisen bij de organisatie op het moment dat hij onverhoopt niet meer naar het evenement kan gaan door ziekte?
Er kunnen dus veel verschillende zaken geregeld worden in de Algemene Voorwaarden. Het is daarom slim om volledig en (juridisch) correct ingedekt te zijn vóór dat de online verkoop van het evenement start. Let op: Algemene Voorwaarden waar de consument ten tijde van de aankoop van het ticket mee akkoord gaat, is van toepassing op de desbetreffende aankoop. Algemene Voorwaarden die achteraf worden opgesteld en gehanteerd, kunnen niet achteraf van toepassing worden verklaard op eerdere aankopen.
Q: Hoe voeg ik mijn Algemene Voorwaarden toe aan mijn ticketshop zodat fans hier akkoord mee moeten gaan bij aanschaf van een ticket?
A: In de Backoffice heb je de mogelijkheid om je Algemene Voorwaarden en Privacy Policy toe te voegen in de ticketshop. Lees in stap 2 van dit Helpcenter artikel waar je dit kan doen bij het aanmaken van een evenement. Deze voeg je toe middels een URL. Hiervoor moet je de documenten dus wel online beschikbaar hebben. Door deze URL toe te voegen in de Backoffice worden deze automatisch aangeboden, en gaat de consument akkoord met jouw Algemene Voorwaarden, bij het aanschaffen van een ticket.
Q: Betekent dit dat ik mij met Algemene Voorwaarden compleet kan uitsluiten van bepaalde verantwoordelijkheden?
A: Nee, zeker niet. Je kan niet zomaar alles in jouw Algemene Voorwaarden opnemen. Algemene Voorwaarden kunnen namelijk onredelijk zijn, waardoor ze geen werking kunnen hebben. In de wet is een lijst van bepalingen opgenomen (zie artikel 6:236 Burgerlijk Wetboek) die niet in de Algemene Voorwaarden mogen worden opgenomen. Dit heet de 'zwarte lijst'. Deze bepalingen zijn altijd onredelijk voor de consument en hebben dus ook geen werking als je ze opneemt in jouw Algemene Voorwaarden.
Er is daarnaast ook een grijze lijst opgenomen in de wet (artikel 6:237 Burgerlijk Wetboek). In deze grijze lijst zijn bepalingen opgenomen die in beginsel niet verboden zijn, maar waarvan wordt vermoed dat zij als onredelijk kunnen worden beschouwd. Indien een bepaling in deze grijze lijst voorkomt, mag deze niet in de Algemene Voorwaarden worden opgenomen, tenzij jij kan bewijzen dat de bepaling in kwestie niet onredelijk is. Het is dus verstandig om daar van weg te blijven. Houdt bij het opstellen van jouw Algemene Voorwaarden altijd in het achterhoofd wat redelijk is. Houdt er ook rekening mee dat een consument meer bescherming geniet dan een onderneming.
Q: Ik heb geen Algemene Voorwaarden en ga deze op korte termijn ook niet opstellen en doorvoeren, wat zijn de consequenties hiervan?
A: Het is niet wettelijke verplicht om Algemene Voorwaarden op te stellen en te gebruiken, maar het is wel verstandig om te doen. Door middel van Algemene Voorwaarden kan je mogelijke ondernemingsrisico’s indekken. We raden je dan ook ten zeerste aan om jouw Algemene Voorwaarden zo snel mogelijk op te stellen en te hanteren.
Q: Ik had mijn Algemene Voorwaarden nog niet toegevoegd aan het begin van de verkoop maar wil dit nu doen, is dit mogelijk?
A: Het is ook mogelijk om op een later moment de Algemene Voorwaarden toe te voegen in de ticketshop. Dit kan je doen binnen de 'evenement details' pagina van jouw Backoffice evenement. Houd er wel rekening mee dat eerdere kopers geen consent hebben afgegeven en dat deze later toegevoegde Algemene Voorwaarden dus niet op de eerdere verkopen van toepassing zijn. Naast het toevoegen van je Algemene Voorwaarden in de ticketshop adviseren we je om deze voorwaarden te allen tijde online (publiekelijk) beschikbaar te stellen voor jouw bezoekers.
Q: Hoe kan ik het beste omgaan met het indekken van onzekerheden omtrent annuleren en verplaatsen in mijn Algemene Voorwaarden?
A: Het wordt lastig om je in te dekken tegen risico’s in geval van annulering/verplaatsing van een evenement. In principe heeft de consument recht om zijn geld terug te krijgen in het geval dat een evenement wordt geannuleerd of wordt verplaatst. De verplichting tot het terugbetalen van ticketgelden kan eigenlijk niet worden uitgesloten in de Algemene Voorwaarden, of in ieder geval: het heeft geen effect. Je zou kunnen opnemen dat, indien een evenement wordt geannuleerd/verplaatst in geval van overmacht, de organisatie geen geld hoeft te terug te betalen aan de consument. In dat opzicht zou je de ticketgelden niet hoeven te restitueren. Maar, de consument kan de overeenkomst bij verplaatsing/annulering van een evenement ontbinden - jij komt immers jouw verplichting (toegang geven tot het evenement op een bepaalde datum) niet na. Bij ontbinding rust er op beide partijen een 'ongedaanmakingsverplichting'. De verrichte prestaties zijn dan namelijk onverschuldigd verricht. De betaalde ticketgelden (+ eventuele service-/boekingskosten) dienen daarom te worden terugbetaald aan de consument.
Q: Kan ik mij uitsluiten van het terugbetalen van servicekosten bij een verplaatsing of annulering van een evenement door een overmachtsituatie, door middel van een bepaling in de Algemene Voorwaarden?
De Consumentenbond geeft aan dat een dergelijke bepaling (in de voorwaarden van officiële verkopers) in strijd is met de wet. Hier is echter (nog) geen jurisprudentie over. Wij gaan ervan uit dat een dergelijke bepaling in de Algemene Voorwaarden door de consument vernietigd kan worden. Een dergelijke bepaling in jouw Algemene Voorwaarden op nemen, is echter een afweging die je zelf moet maken op basis van bovenstaande informatie en jouw eigen juridische adviseurs.
Q: Hoe kan ik mij als organisator het beste beschermen tegen secundaire handel in mijn Algemene Voorwaarden?
Dit kan gemakkelijk worden bereikt door een “verbod van doorverkoop” in jouw Algemene Voorwaarden op te nemen. Je zou kunnen kijken naar hoe andere organisatoren in de evenementenbranche dit in hun Algemene Voorwaarden hebben geregeld. Neem zaken echter niet blind over, controleer met een juridisch specialist of de clausule correct en volledig is. Let erop dat het verstandig is om een bepaling op te nemen dat indien een entreeticket is/wordt doorverkocht, jij als organisator het recht hebt om het ticket ongeldig te maken. Neem daarbij ook op dat een ongeldig gemaakt entreeticket geen recht geeft op toegang van het evenement, zonder dat de consument recht heeft op restitutie en/of schadevergoeding.
Is er iets onduidelijk of staat jouw vraag hier niet tussen? Neem gerust contact op met jouw Client Success Manager.