Met de nieuwe Covid-19 request tool van See Tickets kun jij als organisator een passende oplossing bieden aan je fans wanneer jouw evenement vanwege het Covid-19 virus onverhoopt geannuleerd of verplaatst is. De Covid-19 request tool sluit aan op de sectorbrede voucherregeling bepaald door de overheid. Daarbij volgt de tool de richtlijnen van het ministerieel besluit (Link naar het ministerieel besluit). In onderstaande FAQ beantwoorden we de meest relevante vragen over deze tool. Deze FAQ wordt continu uitgebreid op basis van de ontwikkelingen.
Q: Waar vind ik meer informatie over de voucherregeling voor de culturele sector en met welke richtlijnen moet ik rekening houden?
A: De website bewaarjeticket.be is een initiatief vanuit verschillende partners waaronder clubcircuit en de Vlaamse festivals om het belang van het kiezen voor een credit voucher door de consument (fan) te behartigen. Het ministerieel besluit heeft richtlijnen opgesteld waaraan voldaan moet worden wanneer je jouw fans credit vouchers aanbiedt. We raden sterk aan om de inhoud hiervan door te nemen.
Q: Welke mogelijkheden biedt de Covid-19 request tool?
A: De tool biedt een fan de mogelijkheid om zijn bestelling om te zetten in een credit voucher, donatie en/of restitutie. Een combinatie is ook mogelijk: een gedeeltelijke credit voucher en een gedeeltelijke donatie of een gedeeltelijke restitutie en een gedeeltelijke donatie. Welke opties je activeert voor je fans is aan jou als organisator. Dit kunnen alle drie de opties zijn, of slechts één van de drie (let er wel op dat indien een restitutie niet als optie wordt gegeven, de fan via een andere weg aanspraak kan maken op een restitutie). Fans kunnen zelf bepalen of en hoeveel zij willen doneren, door middel van het aangeven van een donatie percentage. Het bedrag dat resulteert uit het gedoneerde percentage van de oorspronkelijke voucherwaarde / het oorspronkelijke restitutiebedrag wordt in mindering gebracht op de credit voucher / het restitutiebedrag.
In de bovenstaande afbeelding zie je een preview van het formulier. Het formulier kan aangepast worden naar de huisstijl van jouw evenement.
Q: Hoe stel ik de Covid-19 request tool in?
A: We hebben hiervoor een apart Helpcenter artikel opgesteld waarin we uitleggen hoe de tool ingesteld kan worden.
Q: Vanaf wanneer kan een fan de credit voucher verzilveren?
A: Het verzilveren van credit vouchers is mogelijk vanaf eind mei. Hierover volgt later meer info. Houd hier rekening mee in de communicatie richting jullie fans.
Q: Kan de credit voucher ook verzilverd worden voor andere evenementen?
A: De credit voucher werkt op multi merchant account niveau, wat wil zeggen dat de credit voucher straks ingezet kan worden voor evenementen binnen de door jouw geselecteerde merchant accounts. Op deze manier zorgen we ervoor dat de credit voucher verzilverd kan worden voor meerdere evenementen via verschillende merchant accounts.
Q: Kan de fan de credit voucher meerdere keren inzetten?
A: Wanneer de fan niet de volledige waarde van de credit voucher besteed, ontvangt de fan automatisch een nieuwe credit voucher ter waarde van het resterende tegoed.
Q: Wanneer worden alle aanvragen verwerkt? Wanneer ontvangt de fan de credit voucher of restitutie?
A: Aanvragen worden definitief verwerkt nadat jij ze hebt goedgekeurd. Het goedkeuren of wijzigen van aanvragen is mogelijk vanaf eind mei. De fan zal na goedkeuring een mail ontvangen met de credit voucher. Het uitvoeren van restituties zal via het reguliere restitutie proces lopen en kunnen al eerder dan eind mei verwerkt worden. Neem contact op met jouw Client Success Manager om de tijdlijn te bespreken.
Q: Waar worden de resultaten opgeslagen?
A: De resultaten worden overzichtelijk weergeven in de Backoffice omgeving. Hiervoor volgt een Helpcenter waarin we uitgebreider ingaan op de rapportagemogelijkheden.
Q: Hoe is de waarde van de credit voucher opgebouwd?
A: Het ministerieel besluit is enkel van toepassing op toegangstickets: de voucherwaarde omvat de volledige waarde van het bedrag dat voor het oorspronkelijke toegangsbewijs is betaald. Je kunt hier echter ten gunste van de fan van afwijken, door ook andere producten, zoals drankbonnen en Merchandise, mee te nemen in de voucherwaarde. Let er op dat je dan in jouw Algemene Voorwaarden opneemt dat deze extra producten ook worden meegenomen in de voucherwaarde (of het restitutiebedrag), zodat de fan daarmee akkoord gaat. De kosten voor een eventuele afgesloten verzekering via Booking Protect worden niet aan de credit voucher toegevoegd. Dit is namelijk een overeenkomst tussen de fan en Booking Protect.
Q: Heeft een fan geen recht meer op een restitutie wanneer ik een credit voucher aanbiedt als alternatief?
A: Alleen indien i) een evenement dat geen doorgang kon vinden als reden van de Coronacrisis binnen twee jaar na de oorspronkelijke datum wordt verplaatst of een activiteit met dezelfde essentiële kenmerken in deze periode wordt georganiseerd op dezelfde of een nabijgelegen locatie én ii) de fan géén bewijs kan leveren dat hij/zij verhinderd is om het evenement/de activiteit bij te wonen op de nieuwe datum, heeft de fan géén recht op restitutie, wanneer jij als organisatie een credit voucher (die aan de vereisten voldoet) aanbiedt.
Indien een evenement dat geen doorgang kon vinden als reden van de Coronacrisis binnen twee jaar na de oorspronkelijke datum wordt verplaatst of een activiteit met dezelfde essentiële kenmerken in deze periode wordt georganiseerd, en de fan bewijs levert aan de organisatie dat hij/zij verhinderd is om het evenement/de activiteit bij te wonen op de nieuwe datum, heeft de fan recht op een refund, ook al bied jij een credit voucher aan. De terugbetaling zal dan binnen een redelijke termijn plaatsvinden.
Indien een evenement dat geen doorgang kon vinden als reden van de Coronacrisis wordt geannuleerd (dat wil zeggen niet kan worden verplaatst binnen twee jaar na de oorspronkelijke datum en een activiteit met dezelfde essentiële kenmerken in deze periode ook niet kan worden georganiseerd), heeft de fan ook recht op een refund.De terugbetaling zal uiterlijk drie maanden na de buitenwerkingtreding van het ministerieel besluit plaatsvinden.
Q: Is de Covid-19 request tool veilig/niet fraudegevoelig?
A: Ja, de Covid-19 request tool is veilig en niet fraudegevoelig. De aanvraag van de fan is namelijk gekoppeld aan het unieke order ID van de bestelling en het e-mailadres van de hoofdkoper. Alleen de hoofdboeker kan dus een aanvraag indienen. Aanvragen worden binnen jouw Merchant account in de Backoffice opgeslagen. Alle aanvragen dienen vervolgens via de Backoffice geverifieerd (en eventueel aangepast) te worden alvorens de credit vouchers worden uitgestuurd en/of de restituties worden uitgevoerd.
Q: Zijn er kosten verbonden aan het gebruik van de tool?
A: Voor de uitgifte van credit vouchers en verwerking van donaties worden geen kosten gerekend. Voor de verwerking van restituties worden wel kosten in rekening gebracht, deze zijn opgenomen in onze Gebruiksovereenkomst of zijn afgestemd met jouw Client Success Manager. Wanneer de fan een nieuwe bestelling plaatst met gebruik van een credit voucher, brengen wij de reguliere See Tickets fee voor een nieuwe bestelling in rekening welke is opgenomen in onze Gebruikersovereenkomst.
Q: Waarom kan ik niet een eigen formulier (bijv. Google Form) uitsturen voor het verzamelen van data bij fans?
A: Wanneer je gebruik maakt van een eigen formulier kunnen wij de geldigheid van de bestelling niet verifiëren en geen credit vouchers of donaties verwerken en/of uitkeren. Door onze check op order ID en e-mail adres wordt een veilig systeem gecreëerd. De nieuwe Covid-19 request tool is een tool die het voor alle partijen (fan, organisator en bijvoorbeeld onze Customer Service) zo efficiënt en makkelijk mogelijk maakt om alle aanvragen te verwerken. Deze veiligheid en efficiëntie kunnen wij niet garanderen wanneer er gebruik wordt gemaakt van een extern formulier.
Q: Hoe helpt de Covid-19 request tool bij het verminderen van het aantal restituties?
A: De tool biedt meerdere mogelijkheden om het de fan minder aantrekkelijk te maken een restitutie aan te vragen. Het is mogelijk om een introductie tekst toe te voegen waarin jullie kunnen vragen om rekening te houden met de huidige situatie en de mogelijke effecten van de keuze van de fan kunnen aangeven. De credit voucher optie is daarnaast automatisch voorgeselecteerd wanneer deze optie is geactiveerd. Het is ook mogelijk om de restitutie optie niet te tonen, maar houdt er rekening mee dat daarmee het recht op restitutie niet vervalt en je de fan altijd een mogelijkheid moet bieden om een restitutie aan te vragen..
Q: De Secureswap integratie met Ticketswap stond aan voor mijn evenement. Kan een Ticketswap koper de Covid-19 request tool gebruiken?
A: Nee, de tool werkt enkel voor hoofdkopers die een bestelling hebben geplaatst in het Paylogic systeem. De Ticketswap koper doet geen transactie binnen ons systeem. Wij ontvangen hier geen gelden voor, noch kunnen wij deze transactie koppelen aan de bestelgegevens in ons systeem. In de regel geldt namelijk dat de fan zich meldt op de plek waar diegene het ticket heeft gekocht. Meer hierover lees je in dit artikel.