Een scan operatie aanmaken

Voordat je gaat scannen moet je een operatie aanmaken. Dit doe je door een scan aan te maken en een operatie op te zetten. Volg onderstaande stappen om te beginnen:

1. Ga bovenin naar 'Beheren'.

2. Klik in het zwarte linkermenu op ‘Scanning'.

3. Klik vervolgens op ‘Operaties' en klik onderaan op 'Scan operatie maken'.

4. Kies een logische naam voor de scanoperatie.

5. Selecteer het juiste evenement waarvoor je de scanoperatie wil aanmaken.

Tip: Controleer het EID in het veld 'Events' om er zeker van te zijn dat je het juiste evenement hebt toegevoegd. 

6. Heb je al scangebruiker(s)? Klik de juiste aan, hierdoor verspringen deze van het linker naar het rechter veld.

- Heb je nog geen scangebruikers? Sla deze stap over en ga verder met het aanmaken van de scanoperatie.

7. Geef de sessie een naam. Gaat het om een eendaags evenement met 1 ingang vul hier dan de evenement naam in. Zijn er meerdere dagen, entrees of tijdsloten maak hiervoor dan aparte sessies aan.

Let op! Een ticket kan 1 keer gescand worden per sessie. Maak je meerdere sessies aan en voeg je het ticket toe aan meerdere sessies is het ticket dus in elke sessie opnieuw scanbaar. 

8. Vul bij ingangen en ingangsgroepen de ingang in (kies hier de naam van de venue of een nummer bijvoorbeeld: Entree 1). Mocht er geen onderscheid zijn in ingangen, geef deze twee velden dan dezelfde naam.

9. Ben je klaar, klik dan op de roze knop 'Aanmaken'.

Meer informatie over ingangsgroepen, zie onderstaand:

Ingangsgroepen:

Ingangsgroepen overlappen de aparte ingangen die tot dezelfde instellingen behoren.
Later bij het toekennen van bepaalde producten aan ingangen zal je zien dat dit gebeurd op ingangsgroep niveau. 

 

Een voorbeeld: Wil je kunnen zien hoeveel bezoekers bij de noord- of de zuid entree zijn binnengekomen? Maar hebben deze bezoekers hetzelfde ticket?
Gebruik dan 1 ingangsgroep (bijvoorbeeld ‘regulier’) en maak onderscheid in noord en zuid onder ingangen.
Verkoop je VIP tickets dan wil je deze waarschijnlijk niet bij de reguliere noord en zuid ingangen scannen, maak dan de ingangsgroep VIP aan en de ingang VIP zuid en VIP noord.

 

Het is zowel mogelijk om meerdere ingangen in een groep te hebben; als het hebben van meerdere ingangsgroepen.

Ingangsgroepen worden als eerste aangemaakt. Geef de groepen een duidelijke naam. Maak je geen onderscheid geef de ingang dan dezelfde naam als de ingangsgroep. 

Zet vervolgens de ingangen in de ingangsgroepen. Bijvoorbeeld: Auto en bus of noord en zuid. Zorg ervoor dat de ingangen duidelijk en vanzelfsprekend zijn voor iedereen en gebruik dezelfde namen als die gebruikt zullen worden op locatie.

10. Nu ben je bij de volgende stap 'Bewerking beheren'. Selecteer hier welke gebruiker welke entree mag scannen. Voor admin en manage gebruikers is deze selectie niet nodig. Zij mogen alle entrees en sessies scannen wanneer dit van toepassing is. Lees onderstaand voor meer informatie. 

Toegangsrechten gebruiker: 

Per aangemaakte scan gebruiker kan er een scansessie worden gekozen. Voorbeeld: Scanpersoneel dat enkel op vrijdag komt scannen, hoeft enkel recht te krijgen tot de vrijdag sessie. Daarbij is het mogelijk om aan te geven welke ingangen de specifieke scan gebruiker kan kiezen.

11. Ontvouw nu het onderdeel ‘Product configuratie’. Selecteer welk product bij welke entree gescand mag worden. Mogen alle producten bij alle of de enige entree gescand worden, klik dan op ‘alles selecteer’. Kijk onderstaand voor meer informatie over het toekennen van producten aan ingangen. 

Product configuratie:

Het is belangrijk met de volgende zaken rekening te houden wanneer je begint aan de productconfiguratie. 

1. Een product aan een sessie toevoegen betekent dat het product tijdens die sessie gescand mag worden. Elke sessie opnieuw! 
   
2. Een product toevoegen aan een ingangsgroep betekent dat het product bij de groep met dezelfde instelling gescand mag worden. De ingang kan vervolgens onder toegangsrechten gebruiker worden toegevoegd aan de juiste scan gebruiker.
   

Indien er subproducten gebruikt zijn: deze zijn onderaan te vinden. Dit kan op dezelfde manier toegewezen worden als reguliere producten. Er moet wel een ingang of sessie gekozen worden.

12. Klik op ‘Opslaan’. Let op: Vergeet na wijzigingen gedaan te hebben niet opnieuw op te slaan! 

Is de operatie af? Genereer dan nu je QR code (zie roze knop rechts bovenin) De operatie kan worden ingeladen door de QR code te scannen met de telefoon. Zorg er voor dat de gewenste gebruiker voor deze specifieke actie geselecteerd  is en klik op 'Genereer'.  Deze actie zal uitgevoerd moeten worden voor iedere gebruiker die gaat scannen.

Wil je gebruiker(s) aanmaken? Ga dan links in de grijze kolom terug naar 'Gebruikers'.

1. Klik onderin op 'Gebruiker maken'.

2. Vul alle velden in en geef de gebruikers een logische naam. Met in de naam een afkorting van jouw organisatienaam. Voorbeeld: Paylogic_Admin01 of Paylogic_Scan01.

3. Geef de gebruiker de gewenste rol. Zie hieronder de verschillende gebruikersrollen.

3. Als er nieuwe scangebruikers zijn aangemaakt; vergeet deze niet toe te voegen aan de scanoperatie. Ga hiervoor terug in de linker kolom naar 'Operaties', klik op de juiste operatie en bovenin op 'Bewerking wijzigen'. Klik naast 'Gebruikers' op de gebruikers die je wil toevoegen, hierdoor verspringen deze van het linker naar het rechter veld.

Gebruikersrollen: 

Scan: Deze gebruiker kan enkel scannen, niet troubleshooten (tickets opzoeken en afscannen) en geen statistieken inzien. Deze gebruiker moet aan een entree worden toegewezen in de operatie. 

Manage: Deze gebruiken kan scannen en troubleshooten en hoeft niet aan een entree te worden toegewezen.

Admin: Deze gebruiker kan scannen, troubleshooten en statistieken inzien. Deze gebruiker hoeft niet aan een entree te worden toegewezen en kan in de app elke entree selecteren. Vaak wordt deze rol ingezet voor entree managers, de ticketing manager of als er maar één entree en scanner is. 

Vragen? Neem dan via onderstaande knop contact met ons op! 

• Related Articles

• Scan statistieken inzien

  Graag inzicht in je scan statistieken? In onze Backoffice is het mogelijk om inzicht te krijgen in bijvoorbeeld de scans per interval, cumulatieve scans in een bepaalde tijd of de scans per product. Lees snel verder om jouw scan statistieken te ...

• Meer weten over onze scan oplossingen?

  Afhankelijk van jouw situatie hebben we verschillende scan oplossingen beschikbaar:  Event met max. 1500 bezoekers en 1 ingang Event met max. 1500 bezoekers en meerdere ingangen Event met meer dan 1500 bezoekers Event met max. 1.500 bezoekers en 1 ...

• De Paylogic scan app: Scannen met je telefoon of tablet

  Hoe makkelijk is het om met je telefoon of een tablet tickets te kunnen scannen? Door de Paylogic scanning app te downloaden heb jij je scanner altijd binnen handbereik. Volg de stappen hieronder:   1. Download de Paylogic Scanning app op telefoon of ...

• FAQ over scanning

  Loop je tegen vragen/problemen aan? Dit artikel bevat een paar makkelijke oplossingen voor vaak gestelde vragen bij de scan app. Ik kan niet inloggen in de Paylogic Scanning app. Als je een foutmelding krijgt bij het inloggen in de scan app, kan dit ...

• Instant Scanning

  Voordat je gaat scannen moet er een operatie aangemaakt worden. Wanneer er alleen tickets zijn verkocht voor één ingangsgroep doen we dit middels instant scanning. Hierin wordt een evenement gekoppeld aan een gebruiker en kunnen vervolgens de tickets ...